Dags att byta journalsystem? Så här kravställer du på bästa sätt

Tipsen för dig som står inför att välja nytt journalsystem

Sjukvården består idag av ett komplext systemlandskap och varje år introduceras allt fler system som digitaliserar, automatiserar och förbättrar delar i vårdflödet. Eftersom journalsystemet utgör navet i verksamheten är det viktigt att välja en lösning som inte begränsar verksamhetens utvecklingsmöjligheter utan tvärtom talar med så många andra system som möjligt, hänger med i de senaste trenderna, behoven och integrationsmöjligheterna. Kort sagt, ett system som kan bidra till stora effektivitetsvinster men också en bättre arbetsmiljö för personalen.
‍

1. Kravställning – vad är viktigast för er?

I valet av journalsystem är prisfrågan relevant, men lika viktigt är det att se till systemets användarvänlighet, skalbarhet och flexibilitet och integrationsmöjligheter. Planerar ni att ta emot patienter via olika avtal – ett eller flera regionavtal, försäkringsbolag och/eller privatfinansierade? Tänk på att olika avtal kräver olika kopplingar och rapportering till nationella tjänster eller plattformar för vårdplanering.

Vill ni själva ha möjligheten att göra ändringar i systemet? Många journalsystem tillåter inte egna anpassningar, vilket kan leda till frustration och bromsa ert utvecklingsarbete.

Tänk även på att ni kommer vilja kunna, och behöva, koppla samman journalsystemet med övriga system och tjänster – exempelvis för patientkommunikation, digitala besök, check-in, bokningssystem, triagering, labb, röntgen och så vidare. Om inte detta är möjligt att göra på ett sömlöst sätt riskerar ni att missa målet och få ökad administration och lägre effektivitet på köpet.

Frågor att resonera kring:

• Vilka avtalstyper ska vi arbeta med?
• Vilka rapporteringskrav kommer vi behöva möta?
• Vilka system använder vi idag som vi vill kunna integrera?

2. Teknikval – vad är bra att tänka på?

Traditionellt har journalsystem levererats i form av programvara som krävt installation på egna servrar och datorer. Något som ofta ställde krav på att kliniken hade en lokal IT-kunnig person, alternativt en extern IT-partner, som kunde hantera serverdrift, installation och resurskrävande uppdateringar.

Idag finns det många andra sätt att köpa journalsystem på. Ett vanligt, och för vårdgivaren ofta mindre riskfyllt, alternativ är att välja ett journalsystem som levereras som SaaS (Mjukvara som tjänst). Då betalar man vanligen en lägre startavgift och därefter en licensavgift per månad. Detta sänker den initiala investeringskostnaden, samtidigt som det blir enklare att skala upp och skala ner verksamheten efter behov.

Utöver att kliniken slipper dyra investeringar i servrar, hosting, säkerhet, installation och uppdateringar, får verksamheter som väljer en SaaS-lösning tillgång till ett journalsystem som är under kontinuerlig utveckling. Dessutom ökar möjligheten att koppla samman journalsystemet med andra digitala tjänster och plattformar. För användaren innebär ett molnbaserat system att hen kan arbeta mer flexibelt från olika enheter då man oftast når systemet via en vanlig webbläsare.
‍

Fördelar med journalsystem som SaaS-tjänst:

• Distribueras som molntjänst, kräver bara internetuppkoppling
• Utvecklas kontinuerligt för att möta framtida behov
• IT-drift, säkerhet och uppdateringar hanteras av leverantören

‍

‍

3. Kartläggning - Vilka system och leverantörer finns det?

Att välja rätt journalsystem kan kännas som en utmaning. Men frågorna ovan kan hjälpa er att sammanställa en kravlista att utgå från i kontakten med leverantören. Tänk på att det vara bra att skilja mellan "ska"-krav, dvs de krav som ni inte vill backa från, och ”bra-att-ha”-krav, dvs önskemål som inte är huggna i sten.

Hämta gärna referenser från andra vårdgivare som använder de system ni utvärderar. Arbetar dessa på ett liknande sätt som ni vill göra och är nöjda med lösningen kan detta vara en stor hjälp i beslutsprocessen. Om ni har behov av, eller planerar att arbeta i system för exempelvis patientkommunikation, labb, röntgen, m.m. bör leverantören kunna svara på hur väl systemet möter olika typer av integrationer och hur väl de samarbetar med de andra parterna i ekosystemet. Glöm inte att fråga hur systemet uppdateras för att möta behoven framåt och vilken typ av support leverantören erbjuder. Att era användare kan få snabb hjälp i kritiska situationer kan vara helt avgörande.
‍

Frågor att ställa till leverantören:

• Hur väl följer systemet utvecklingen framåt?
• Vilka integrationsmöjligheter erbjuder ni?
• Vad gäller för support och stöttning efter lansering?

Behöver ni hjälp med kravställningen? Boka in en kostnadsfri rådgivning med oss.

Vi på Webdoc har lång erfarenhet av att utveckla och implementera journalsystem som är speciellt anpassade för privata vårdgivare i Sverige. Av våra drygt 700 kunder arbetar många med olika avtalstyper. Flera har verksamhet i olika regioner och behöver förhålla sig till olika krav, regler och riktlinjer.

Tack vare nära samarbete med våra kunder har vi god insikt i vårdens behov och djup kunskap om de krav på följsamhet till olika regelverk som ställs på vårdgivare. Till exempel vad gäller värdet av skalbarhet, flexibilitet och möjligheten att själva kunna anpassa journalsystemet efter förändrade behov. Samtidigt arbetar vi för att möta våra kunders strävan att vara i framkant vad gäller ny teknik och digitalisering.

Utöver att vi kontinuerligt utvecklar journalsystemet Webdoc och den integrerade patientplattformen Vårdrummet erbjuder vi en marknadsledande integrationsmodell som idag omfattar drygt 80 färdiga integrationer, och som täcker både nationella och mer verksamhetsspecifika tjänster och produkter. Dessutom har vi utvecklat en lösning för att på ett smidigt sätt ge åtkomst till journaler från ert gamla journalsystem. Detta gör bytet väldigt mycket smidigare.
‍

Kontakta oss gärna för mer information och rådgivning kring valet av journalsystem!

‍