Journalsystem – vanliga problemområden och lösningar

Vanliga problem och lösningar för systemanvändare inom vården

Journalsystemets användarvänlighet, flexibilitet och skalbarhet hänger nära samman med hur en klinik arbetar, fungerar och utvecklas. Men tyvärr brottas många verksamheter fortfarande med ineffektiva och krångliga system där manuella rutiner och dåligt integrerade tjänster kommer i vägen för smarta flöden. Något som riskerar att leda vidare till dubbelarbete, säkerhetsrisker och ökad administration.

Hur hittar man som vårdgivare då fram till arbetssätt och flöden som säkerställer effektiviteten och sätter patienten i fokus? Och vilka är fällorna att undvika om man vill komma framåt?

Här berättar vi mer om vanliga problemscenarier och om hur du som vårdgivare kan komma till rätta med dem.

1. Dåligt anpassade journalsystem

Om journalsystemets gränssnitt och funktionalitet inte är utvecklat för vårdens behov kan slutresultatet bli att viktiga funktioner saknas helt eller att systemet känns onödigt krångligt och svårt att använda. Till detta problemområde hör också system som inte sätts upp enligt klinikens specifika behov i samband med införandet. I värsta fall klarar journalsystemet i dessa lägen heller inte rådande säkerhetskrav, vilket kan innebära risker för patientsäkerheten.

Lösning: System med vårdnära utveckling, leverans och förvaltning

‍Ett journalsystem som i grunden är framtaget och utvecklat för vårdområdets behov och processer är per automatik lättare att använda, med logiska och intuitiva flöden. I många webbaserade system ingår också löpande förvaltning och uppdateringar, som säkerställer att plattformen kontinuerligt utvecklas och möter kraven på modern teknik. Genom att införande och uppstart sker i nära samarbete med leverantören sätts systemet upp rätt från start, och användarna får anpassad utbildning i god tid inför skarpt användande.

‍

2. Bristande integrationer och API

Journalsystem som saknar smidiga kopplingar till andra verktyg och tjänster leder till dubbeldokumentation och ineffektiva processer där vårdpersonalen tvingas använda flera olika system som inte samverkar på ett smidigt sätt. Detta kan också innebära en patientrisk, om viktig information eller data försvinner längs vägen.

Lösning: Smidiga integrationer och tilläggstjänster för hela vård- och patientresan

Vårdgivare som vill arbeta med digitala och sömlösa flöden har mycket att vinna i tid, tillgänglighet och minimerad administration. Genom att göra det möjligt för patienten att boka tid online, fylla i hälsodeklaration på digital väg och ta emot digitala påminnelser underlättas kommunikationen från start. Även remisshanteringen kan då göras digitalt ,vilket gynnar samarbetet med andra vårdgivare. Tänk på att undersöka utbudet av integrationer och digitala tilläggstjänster, samt hur de kan sättas upp, för att underlätta vårdflödet i din verksamhet.

‍

3. Resurskrävande rutiner och arbetssätt

Ineffektiva rutiner och processer tar tid från patientmötet, vilket påverkar både patientupplevelsen och arbetsmiljön negativt. Verksamheter som inte har satt upp bra och optimerade arbetssätt från grunden riskerar också att stöta på svårigheter längre fram, exempelvis vid införande av systemstöd och implementering av nya tjänster.

Lösning: Kom i gång med digitala tjänster och flöden

Om ni känner att ni har fastnat i krångliga arbetssätt så kan det, förutom att fundera kring systemanvändande, även vara bra att titta närmare på era interna rutiner. Om de framförallt bygger på manuella arbetssätt kan det vara läge att börja testa mer digitala flöden och rutiner för att effektivisera verksamheten. Man behöver inte ändra allt på en gång, ofta kan det tvärtom vara bättre att börja stegvis och då gärna med stöd från er leverantör. Prata också med era patienter och undersök vad de tycker att ni har för förbättringsområden.

‍

‍

4. Dålig arbetsmiljö och krympande personalstyrka

Ett svåranvänt och krångligt journalsystem påverkar medarbetarnas arbetsmiljö. Skapar stress och frustration och gör att det går onödigt mycket tid åt att hantera administration i stället för att hjälpa patienten. Om problemet kvarstår under längre tid kan det leda till att medarbetarna väljer att lämna verksamheten för att det helt enkelt blir för slitsamt att ägna arbetsdagen åt ett system som inte är enkelt eller säkert att arbeta med.

Lösning: Lyssna in och inkludera personalen i valet av journalsystem.

Välj ett journalsystem som är anpassat efter era arbetssätt och flöden, som är enkelt även för nya medarbetare att lära sig och som kan sättas upp på sätt som minimerar er administration och behovet av manuella rutiner. Inkludera gärna medarbetarna i processen när ni står inför att välja system så att deras önskemål fångas upp redan i ett tidigt skede. Även som befintlig användare av ett system är det bra att lyssna in medarbetarnas tankar och förslag på utvecklingsområden för att, vid behov, anpassa systemet. Välj leverantörer som ger bra och engagerat stöd under uppstartsprocessen, och som även erbjuder support efter införandet.

‍

Sammanfattning och att tänka på:

• Investera i journalsystem som erbjuder hög grad av automatisering och användarvänliga gränssnitt
• Säkerställ att systemen integrerar sömlöst med andra verktyg och tjänster, och att de kan anpassas efterhand som era behov förändras
• Välj en journalsystemsleverantör som finns nära till hands från start till mål och be dem gärna om hjälp om ni vill testa nya arbetssätt eller på andra sätt vill optimera användandet av systemet
• Ta hjälp av era patienter. Prata med dem om deras önskemål och hur de vill kunna komma i kontakt med er, bli påminda om bokningar etc. Tillgänglighet och kontinuitet är en viktig del av patienternas upplevelse, men också när det kommer till patientsäkerhet och vårdkvalitet
• Ett genomtänkt och effektivt journalsystem bidrar inte bara till förbättrad arbetsmiljö utan också till stärkt patientsäkerhet och bättre vård

Användande av journalsystem ska inte behöva innebära krångliga och omständliga flöden med tungrodd administration och ogenomtänkta integrationslösningar. Tvärtom. Ett journalsystem ska vara enkelt att komma igång med och kännas intuitivt och smidigt för alla medarbetare inom verksamheten, oavsett roll och position. Dessutom ska journalsystemets funktionalitet underlätta smidiga och automatiserade vårdflöden som fokuserar på patienten, från start till mål.

Vill ha hjälp med att komma vidare i valet av journalsystem, eller med att testa nya digitala arbetssätt? Vi har lång erfarenhet av att anpassa Webdoc för vårdens behov, och utgår alltid från den unika klinikens önskemål och förutsättningar. Våra lösningar är framtagna i nära samverkan med vården och eftersom många av våra medarbetare själva har jobbat i systemet så kan vi erbjuda rätt och pedagogiskt stöd hela vägen. Kontakta oss!

För mer information om hur du kommer igång med resurssmarta och automatiserade flöden – läs mer här!