Att byta journalsystem behöver inte innebära krångliga processer eller långdragna inlärningsperioder. Med rätt stöd längs med vägen blir övergången istället trygg och smidig, utan onödig inverkan på verksamheten eller medarbetarnas arbetsmiljö. Här berättar Ingela Blidborg och Josefine Fransson, Implementationsspecialister på Webdoc, mer om hur de arbetar för att underlätta för kunderna i samband med leverans och uppstart.
March 28, 2024
Sedan 2012 har vi levererat journalsystemet Webdoc till fler än 700 kliniker i Sverige. Majoriteten av medarbetarna i vårt leveransteam har själva erfarenhet från att arbeta i vården och vet mycket väl vad det innebär att starta upp en ny klinik eller att genomföra ett systembyte.
Men hur går ett införande av Webdoc egentligen till? Här svarar Ingela Blidborg och Josefine Fransson, två av våra Implementationsspecialister, på de vanligaste frågorna vi brukar få.
– Vi är kontaktpersoner för kunden samt projektledare för hela införandet – från uppsättning tills dess Webdoc är driftsatt och avtalade integrationer och tilläggstjänster fungerar som de ska. Vi är även de som utbildar kunden i Webdoc och patientplattformen Vårdrummets alla tjänster.
– Uppdraget handlar om att stötta kunden på ett sätt som gör uppstarten så smidig och framgångsrik som möjligt. Eftersom många av oss i teamet själva arbetat i vården, kan vi också bidra med tips och idéer, vilket verkligen uppskattas av kunderna.
– Processen sträcker sig från insamling av information om kundens behov till boka in datum för uppstart och utbilda klinikens personal. Vi hjälper även till med att sätta upp den aktuella databasen och förbereda systemet så mycket det går efter önskemål och behov. Kunden får naturligtvis också chans att ställa sina frågor och vi delar med oss av relevant information om till exempel teknisk konfiguration och ekonomi.
– Om det behövs och om kunden önskar så är vi med och supporterar på uppstartsdagen och finns därefter tillgängliga för frågor och rådgivningen i en period, så att kunden känner sig trygg med att allt rullar på.
– Det kan ta allt från två dagar till några månader beroende på verksamhetens storlek, antal administratörer/användare, mängden tilläggstjänster samt tiden för anslutning till vissa tilläggstjänster, till exempel LabPortalen eller nationella tjänster. Det vanligaste är att ett införande tar ca. 4-6 veckor, men om tid och möjlighet finns kan vi oftast vara flexibla för kunder som har behov av en snabb uppstart.
– Fundera över hur era olika administrativa rutiner/flöden fungerar idag och fånga upp sådant ni tycker fungerar bra respektive mindre bra.
– Att få med medarbetarna tidigt i förändringsprocessen har generellt visat sig vara en framgångsfaktor vid ett byte, men också att det finns ett uttalat syfte och en tydlighet kring varför förändringen sker. En gemensam målbild är viktigt.
– De flesta tycker att Webdoc är väldigt användarvänligt och lätt att orientera sig i. Många uppskattar också möjligheten att själva kunna anpassa och konfigurera journalsystemet utan att bli beroende av oss som leverantör. Ibland vill en del mindre kliniker ha ett färdigt system levererat, men då förklarar vi att det är viktigt att systemet sätts upp på ett sätt som verkligen passar deras verksamhet. Såklart stöttar vi i den processen vid behov, samtidigt är det viktigt att användarna blir självständiga och inte behöver ringa supporten om de exempelvis vill lägga till ett sökord i en journal så det där är lite av en balansgång.
– Vi upplever att våra kunder efteråt är väldigt nöjda med att de tog steget över till ett nytt journalsystem. Idag erbjuder vi också en väldigt bra tjänst för åtkomst till äldre journaldata, vilket avsevärt underlättar bytet.Våra utvärderingar visar också att våra kunder är väldigt glada över den hjälp de får från oss vid sin uppstart och särskilt tacksamma för vår tillgänglighet. Det är såklart väldigt roligt!